اصل بیست و سوم مدیریت انسان ها"چه کنیم فعالیت تیم ها اثر بخش تر شود؟"
اصل بیست و سوم
چه کنیم فعالیت تیم ها اثر بخش تر شود؟
تشکیل تیم، یکی از ابزار های اصلی برای ساختار دادن به فعالیت های شغلی محسوب می شود. مدیران چگونه می توانند تیم های توانمند و اثر بخش تشکیل دهند؟
مولفه های اصلی که موجب افزایش اثر بخشی فعالیت های تیمی می شوند عبارتند از:
الف) طراحی فعالیت
تیم ها زمانی از بالاترین سطح اثر بخشی برخوردارند که کارکنان، دارای آزادی و اختیار کافی بوده و از فرصت به کار گرفتن مهارت ها و استعداد های خود بهره مند باشند.کارکنان باید بتوانند یک وظیفه، یک پروژه و یا یک محصول با هویت مشخص را به اجرا رسانده و درنهایت اثر های مهم این فعالیت را بر روی دیگران ببینند.شواهد نشان میدهد این ویژگی ها ، حس مسئولیت اعضای تیم را افزایش داده و این احساس را در آنان ایجاد می کند که کار متعلق به خودشان است.
ب)ترکیب اعضای تیم
برای افزایش اثر بخشی، تیم باید سو نوع مهارت در خود داشته باشد:
تیم نیاز به افرادی دارد که در زمینه های تخصصیف از اطلاعات کافی برخوردار باشند.
نیازمند افرادی که مهارت های حل مسئله و تصمیگیر در انها قوی است هم دارد
تیم به افرادی که مهرات در گوش دادن، حل تعارض و سایر مهارت های ارتباط میان فردی هم نیاز دارد
شخصیت، تاثیر بسیار زیادی بر رفتار تیمی دارد. مطالعات نشان داده است تیم هایی که از نظر برون گراییف آمادگی برای دستیابی به توافق،خودآگاهی و ثبات عاطی بالاتر از سطح متوسط قرار دارند، در ارزیابی های مدیریتی، از کارایی بالاتری هم برخوردارند.
تیم هایی که اعضای آنها از انعطاف پذیری بالاتری برخوردارند،ساده تر میتوانند وظایف محوله را به انجام برسانند. این ویژگی مزیت بسیار مهم و مثبتی برای یک تیم است.
ج)شرایط محیطی
سه عامل محیطی، از سایر عوامل براکارایی تیم اثر دارند:
دسترسی سریع به منابع مورد نیاز
رهبری اثر بخش
سیستم های ارزیابی عملکرد و نظام تعیین پاداش
تیم های کاری،بخشی از بدنه بزرگتری هیتند که کل یک سازمان را شکل می دهد. به همین دلیل، همه تیم ها برای عملکرد اثر بخش، به منابعی نیاز دارند که در خارج از حوزه انها قرار دارد. مانند: اطلاعات به روز،تجهیزات،نیروی انسانی کافی،مشوق ها و پشتسبانی ستادی.
اعضای تیم باید در مورد اینکه هر کسی باید چه کاری انجام دهد، توافق کنند و مطمئن شوند که همه اعضا، سهم یکسانی از بار کار تحمل می کنند.به علاوه، زمان بندی کارها باید به صورت درست و شفاف مشخص شود.دستیابی به توافق و تقسیم کار به صورت متناسب با هدف، و یک پارچه کردن تلاش اعضای گروه نیازمند مهارت رهبری و وجود داشتنساختار مناسب است.
سیستم های سنتی ارزیابی عملکرد فردی، باید به گونه ای اصلاح شوند که عملکرد و اثر بخشی تیمی در آنها مشاهده و اندازه گیری شود. مدیران باید مکانیزم های ارزیابی گروهی را مورد استفاده قرار داده، برخی پادش های کوچک گروهی را در نظر گرفته و سیستم پرداخت و پاداش را به گونه ای اصلاح کنند که تعهد و تلاش تیمی را تقویت کند.
د)فرایند ها
آخرین گروه از متغییر هایی که دبر اثر بخشی تیمی اثر گذار هستند، متغییر های فرایندی می باشند. از جمله این متغییر ها، می توان از تعهد اعضای تیم،به یک هدف مشترک، تعیین اهداف مشترک گروهی،وجود سطحی از تعارض مدیریت شده نام برد.
تیم های کارآمد، وقت و تلاش قابل توجهی را صرف توافق بر روی یک هدف مشترک و با معنی می کنند. هدفی که برای آنها جهت، انگیزه، تعهد ایجاد کنند
تیم های موفق،ماموریت مشترک خود را در قالب اهداف عملکردی واقع گرایانه،مشخص و قابل اندازه گیری تبیین می کنند.این اهداف باعث می شوند اعضای تیم همواره تلاش های خود را در پی مقصدی خاص، متمرکز کنند.
وجود تعارض در یک گروه الزاما چیز بدی نیست.تعارض در صورتثی که اعضای گروه را به بحث و گفتگو وادار کردهف موجب ارزیابی انتقادی مشکلات و گزینه ها شده و زمینه ای برای تصمیم گیری های بهتر تیمی را فراهم می کندفمی تواند موجب بهبود اثر بخشی تیم شود.